Case: Verohallinto uudistuu, osa 1: Uusi suunta, uusia valmiuksia

Valtionhallinnon organisaatioiden joukossa Verohallinto on erinomainen
esimerkki ajassa elävästä toimijasta. Yksi tekijä yli 5000 hengen organisaation
muutoskyvyn ja lisääntyvän ketteryyden taustalla on merkittävä
panostaminen osaamisen kehittämiseen. Johtamisosaamista on systemaattisesti
tuettu muun muassa hyödyntämällä valmentavan vuorovaikutuksen
keinoja.

 

OSA 1: UUSI SUUNTA - UUSIA VALMIUKSIA

 

Muiden organisaatioiden lailla myös Verohallinto on viime vuosina joutunut sopeutumaan yhä nopeammin muuttuvaan toimintaympäristöön. Tämä on vaatinut koko organisaatiolta uudenlaista ajattelua ja valmiuksia – ja tulee vaatimaan sitä myös jatkossa. Uudistumisen tueksi Verolla on jo useamman vuoden ajan toteutettu esimiesten valmennusohjelmaa, jonka tavoitteet on sidottu tiukasti strategiaan. Tavoitteena on ollut selkeyttää esimiestyön ja johtamisen roolia, tukea valmentavan johtamisen juurruttamista kulttuuriin sekä vahvistaa keskinäistä verkostoitumista, kertovat johtava henkilöstöasiantuntija Marja-Leena Oja ja henkilöverotusyksikön henkilöstöpäällikkö Niko Rautio. Valmentava toimintatapa haluttiin mukaan ohjelmaan, sillä sen periaatteet tukevat Verohallinnon strategisia tavoitteita. Valmentavan johtamisotteen nähtiin myös käytännön tasolla edistävän Verohallinnon arvoja, jotka ovat luottamus, yhteistyö ja uudistuminen.


Esimiesvalmennusten kokonaisuuden suunnittelu on Verohallinnolla pidetty omissa käsissä, ja ohjausryhmiin on koottu edustus paitsi HR:stä, myös linjaorganisaatiosta ja osallistujien joukosta. Toteutuksissa käytetään pääasiassa Verohallinnon omia asiantuntijoita. Kilpailutuksen kautta valmentavan otteen asiantuntijaksi valittiin Business Coaching Center.


Yhteistyö jatkuu jo viidettä vuotta, eikä Verohallinnossa valmentavan vuorovaikutuksen hyödyntäminen ole jäänyt vain esimiestyöhön. Uusia taitoja on vahvistettu esimiesten lisäksi sekä veroasiantuntijoiden että prosessivastaavien työssä. Toista esimerkkiä näin laajasta valmentamisen taitojen systemaattisesta soveltamisesta ei ihan heti tule mieleen muualta, toteavat sekä Marja-Leena Oja, että Mari Mattsson Business Coaching Centeristä, joka on ollut toteuttamassa valmentavan otteen osiosta Verohallinnon eri yksiköiden ohjelmissa. Oja uskoo, että valmentavaa toimintatapa käytetään yhä enenevässä määrin, sillä valmentavan vuorovaikutuksen taidot tulevat tarpeeseen kaikessa yhteistyössä.


KONKREETTISTA TUKEA
Valmennusohjelma toteutettiin aluksi Yritysverotusyksikössä ja hyvien kokemusten perusteella ohjelmaa lähdettiin viemään myös muualle taloon. Yksikkökohtaisiin toteutuksiin päädyttiin, koska esimiestyön kehittäminen oli eri vaiheissa eri yksiköissä. ”Näin voitiin edetä kunkin yksikön tarpeiden mukaan ja huomioida paremmin myös toiminnan tavoitteet”, kuvaa Oja.

 

Henkilöverotusyksikkö oli toinen yksikkö, joka lähti toteuttamaan esimiesohjelmaa. Niko Rautio kuvaa lähtötilannetta: ”Aluksi määriteltiin johtamisen painopisteet, joista yksi oli luottamukseen perustuva johtaminen. Tälle ajattelulle lähdettiin sitten rakentamaan työkaluja.” Toteutukset räätälöitiin yksikkökohtaisesti, mutta valmentavan johtamisen osio toteutettiin samankaltaisena kaikissa yksiköissä. 


Henkilöverotusyksikön haasteina olivat Niko Raution mukaan suuri koko sekä uusien järjestelmien ja automatisaation mukanaan tuoma työnkuvien muutos, jonka vuoksi toimintaa ja henkilöstön osaamista oli ajateltava laaja-alaisemmin. Oman lisänsä toi myös organisaation pitkä historia, ja kulttuuri jossa kaikki on perinteisesti ollut hyvin ohjeistettua.


Muutoksessa avainasemassa nähtiin olevan esimiestyön näkeminen omana osaamisalueenaan ja vastuunoton vahvistaminen. ” Johtamista ja esimiestyötä oli toki kehitetty ennenkin, mutta nyt haluttiin tarjota täsmällisempää tukea ja konkreettisia välineitä esimiestyön tueksi. Valmentavan johtamisen osio haluttiin ohjelmaan mukaan juuri siksi, että sen avulla saatiin johtamisen ja esimiestyön avuksi konkretiaa.” kuvaa Rautio.

 

OPPIMINEN TAPAHTUU ARJESSA
Esimiesohjelman suurimpana vaikutuksena Niko Rautio näkee lisääntyneen ymmärryksen esimiestyön tarkoituksesta ja edellytyksistä. Hän antaa käytännön esimerkin roolien selkeyttämisestä: ”Nykyään monet miettivät tarkemmin hakeako esimiestehtävään vai ei. Ymmärretään aiempaa selvemmin, että siihen liittyy muutakin kuin työn managerointi- tai substanssiosaaminen. Pääosassa nykyään on ihmisten osaamisen ja suoriutumisen johtaminen vuorovaikutuksessa. Siinä työssä valmentava ote toimii hyvänä työkaluna.” Valmentavan esimiestyön aktiivista käyttöä ja soveltamista alkaakin Raution mukaan selvästi näkymään arjessa, vaikkei se vielä täysin systemaattista olekaan. Muutos vie tietysti aikaa ja nyt onkin johdon aika tukea ja seurata esimiestyön kehittymistä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että esimiestyön vaatimusten ja mittarien tulee mahdollistaa valmentava johtaminen. Jos esimiehen työtä arvioidaan lähinnä hänen alaistensa tekemien suoritusten määrällä eikä laadulla, ei tueta valmentavan otteen juurtumista arjen esimiestyöhön. Lisäksi tarvitaan erilaisia tukijärjestelyjä, joilla esimiehen aikaa saadaan vapautettua ihmisten johtamistyöhön. Niko Rautio mainitsee esimerkkinä meneillään olevan hankkeen, jonka avulla pyritään vähentämään esimiehen rutiininomaista paperityötä.

 

 

Esimiestyön painottaminen ja sen toteuttaminen valmentavalla tavalla on herättänyt organisaation sisällä myös ihmetystä. Sekä Rautio että Oja korostavatkin tavoitteellisuutta ja viestinnän tärkeyttä. On mietittävä jo etukäteen, miten koko henkilöstölle tiedotetaan siitä, mitä johtamisessa tapahtuu ja miksi. Erityisen tärkeää on viestiä, ettei kyseessä ole yksittäisen esimiehen oma projekti, vaan koko organisaation yhteinen tavoitetila. Toisaalta vaikka aiheesta on tiedotettu, voi yksittäisen henkilön olla hankalaa yhdistää aiemmin kuultua tilanteisiin, joissa esimies toimii toisin kuin ennen. Siksi myös esimiesten itsensä tulee olla viestinnässä aktiivisia ja tarvittaessa myös muistuttaa hyödyntävänsä valmentavaa otetta, kun sitä arjessa käyttävät.


Niko Rautio nostaa esiin vielä valmentavien esimiestaitojen oppimisen ja viestinnän kannalta tärkeän huomion: ”Esimies on nimenomaan oppimassa uutta toimintatapaa, eikä hän voi oppia sitä yksin. Tarvitaan myös johdettavien apua ja ymmärrystä.” Valmentava johtaminen ei ole aina helppoa eikä sitä opi pelkästään valmennuksessa, vaan sitä täytyy harjoitella arjessa. ”Kun tässä onnistutaan, on esimiehellä tiimissään käytössä iso resurssi oppimisen tueksi”, Rautio muistuttaa. 

 

TYÖKULTTUURIA UUDISTAMASSA 
Viimeisen kolmen vuoden aikana esimiesten valmennusohjelman on käynyt Verohallinnossa läpi jo noin 300 esimiestä, ja se järjestetään edelleen 1-2 kertaa vuodessa uusille esimiehille. Vaikka muutos vie aikansa, on Verohallinnossa pitkäjänteisellä työllä saatu merkittäviä tuloksia aikaan. Tärkeässä osassa on ollut johdon sitoutuminen ja osallistuminen prosessiin. Johtoryhmien jäsenet ovat olleet ohjelmassa mukana kaikissa yksiköissä, joko johtoryhmäläisten omalla valmennuksella tai osallistumalla oman yksikön esimiesten valmennukseen. Johdon sitoutumisen lisäksi organisaation ja osaamisen kehittämisen hankkeissa on tärkeää, että päämäärät ja keinot on sidottu strategiaan ja että samat teemat toistuvat johdonmukaisesti kaikessa, edistäen sitä mikä on olennaisinta eli yhteisiä tavoitteita. Kuten Niko Rautio toteaa: ”Kehittämistoimien vaikutusten tulee näkyä, ja ne näkyvätkin, parempilaatuisina verotuspäätöksinä. Lisäksi edistetään työyhteisön hyvinvointia, joka luo pohjan sille, että voidaan onnistua.”


Marja-Leena Oja kertoo systemaattisesti tehdyn työn vaikutuksen näkyvän jo koko organisaatiossa. Kulttuurin muuttumisesta kertoo esimerkiksi se, että valmentavasta johtamistavasta on tulossa jo normi, mitä se ei vielä pari vuotta sitten ollut. Enää ei ihmetellä mitä se tarkoittaa – ja ihmiset ovat alkaneet myös vaatia valmentavaa johtamista. Odotukset esimiestyön suhteen ovat nousseet, mikä on johtamisen laadun kannalta erinomainen asia.

 

Koko artikkeli on julkaistu Business Coaching Magazinessa keväällä 2018. Voit lukea jutun toisen osan täältä.


Tilaa BCM-lehti TÄSTÄ!

Please reload

Lisää tästä aiheesta
Please reload

Viimeisimmät
Please reload

Arkisto
Please reload

Seuraa meitä
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • LinkedIn App Icon

BCC Business Coaching Center Oy

Mechelininkatu 13, 00100 Helsinki, Finland

info@businesscoaching.fi

+358 10 421 3600

y-tunnus/VAT Number 2107152-9

Sivustollamme käytetään evästeitä- lisätietoa

We use cookies- more info

  • Facebook
  • LinkedIn Social Icon
  • Twitter