Menikö viestisi perille niin kuin tarkoitit?


    Johtamisen arki on paljolti puhumista. On palavereita, keskusteluja tiimin, sen jäsenten, kollegoiden, asiakkaiden, omien esimiesten ja ties kenen kanssa. Lisäksi tulevat kirjalliset viestit, sähköisesti tai muuten. Jotkut väittävät, että lähes 80 % ajasta menisi erilaisiin vuorovaikutustilanteisiin. Olennaista ei ole tuo luku, vaan sen ymmärtäminen, että johtaminen on suurelta osin viestintää, käytännössä puhumista muiden kanssa ja sen tavalla on väliä.

    Kuuntelu ja kysyminen ovat valmentavan johtajan perushyveitä. Niiden lisäksi johtamisen vaikuttavuus on olennaisesti riippuvainen siitä, saako johtaja välitettyä omat ajatuksensa eteenpäin sellaisina, kuin hän itse on tarkoittanut vai syntyykö jossain kohtaa häiriöitä ymmärrykselle. Puhetavalla luodaan myös yhteisöä. Olemmeko me ME vai onko ryhmässä kyse minusta ja niistä muista? Kuinka tietoinen olet esimiehenä omista kielellisistä valinnoistasi ja niiden vaikutuksesta?

    Kun väärinymmärryksiä tapahtuu, voi puolustautua sillä, että kuulijat eivät ymmärtäneet viestiä. No, kenen vika se sitten on? Eiköhän vain sen viestijän, joka ei viestin muotoilussa huomioinut yleisöään. Toinen yleinen puolustus on, että minua tulkittiin väärin. Niinkin tapahtuu, mutta usein viestin lähettäjä on kuitenkin itse rakentanut sisään viestiin sen väärintulkinnan mahdollisuuden epämääräisillä ilmauksilla, hämärillä asiayhteyksillä, liian abstrakteilla käsitteillä tai jotenkin muuten huolimattomalla kielen käytöllä.

    Kieli on hämmästyttävän monipuolinen työkalu ajatusten ilmaisemisessa. Kuten kaikkien työkalujen, myös kielen taitava käyttö edistää onnistumista ja huolimaton käyttö johtaa hankaluuksiin.

    Puhetapa ja tyyli luovat mielikuvia ihmisestä. Arvioimme alitajuisesti ihmisen ominaisuuksia, esimerkiksi koulutustasoa, lahjakkuutta ja taustaa siitä tavasta, miten hän puhuu. Samalla myös arvioimme hänen suhtautumistaan meihin itseemme. Onko hän yksi meistä vai ulkopuolinen? Puheella luodaan ja vahvistetaan suhteita tai voidaan myös etäännyttää itseä muusta ryhmästä. Puheella vaikutetaan, saadaan asioita tapahtumaan, luodaan uutta tietoa ja ymmärrystä. Tai sitten ei.

    Olen viime aikoina kiinnostuksella seurannut tilanteita, joissa jokin asia hiertää joko tiimin sisällä tai tiimin ja sen esimiehen vuorovaikutuksessa. Hämmästyttävän usein taustalla on ollut esimiehen tapa ilmaista itseään, joka synnyttää hyvistä aikomuksista huolimatta väärinkäsityksiä. Tapa on voinut levitä koko tiimiin ja siten haitata toiminnan tuloksellisuutta.

    Epäasiallinen kielenkäyttö on oma lukunsa, mutta se on helppo tunnistaa ja siihen voidaan puuttua suoraan. Tahattomia ongelmia luovat aivan tavalliset ilmiöt, joihin emme kiinnitä arjen vauhdissa huomiota mutta jotka alitajuisesti vaikuttavat meihin. Jos olet itse esimies, mietipä seuraavia yleisiä esimerkkejä.

    Käytätkö paljon jargonia, muoti-ilmauksia tai tunnepitoisia ilmauksia? Oletko varma, että kaikki ymmärtävät ne samalla tavalla ja ne herättävät kaikissa samoja reaktioita kuin itsessäsi? Jokaiseen sanaan ja sen merkitykseen kytkeytyy myös muita elementtejä kuin pintatason merkitys. Sanat synnyttävät mielikuvia ja tunteita ja viestinnässä on kyse niiden hallinnasta. Siksi retoriikka toimii niin vahvasti. Siihen perustuu myös manipulointi, niin epäeettistä kuin se onkin. Kielen ei tarvitse olla väritöntä ja neutraalia mutta sen voimaa tulee käyttää harkiten, ettei vahingossa synnytä sellaisia reaktioita, joita ei halua.

    Entä sitten passiivimuodot tai yleistävät ilmaukset – oletko varma, että haluat hämärtää vastuusuhteita ja etäännyttää itseäsi muusta ryhmästä? Kun yleensä tehdään jotain, niin kuka vastaa siitä, että jotain tulee valmiiksi? Jos esimies kertoo tiimille, että johdossa halutaan parempia tuloksia, niin kuka haluaa ja mitä, konkreettisesti? Onko esimies itse sen toiveen takana vai ei? Millainen on hänen uskottavuutensa johtajana?

    Oletko mieltynyt akateemisiin käsitteisiin ja asioiden abstrahointiin? Miten yleisiä nuo vastaavat käsitteet ovat työyhteisösi arjessa? Tutkijayhteisössä tai ammattikirjallisuudessa käytettävä terminologia voida luoda mielikuvaa lukeneisuudesta mutta eivät välttämättä vie asioita eteenpäin arjessa. Konkretia voi jäädä kauas ja siten työyhteisö epämääräiseen käsitykseen siitä, mitä odotat heiltä.

    Kieli kantaa sisällään ja luo organisaation kulttuuria. Se rakentaa ja ylläpitää suhteita ja toimintaa ja vaikuttaa siten tuloksellisuuteen. Siksi sillä, miten sitä käytetään, on väliä.

    Kirjoittaja on Tuovi Haikala, jonka ajatuksia aiheesta voit lukea lisää myös Faktan lokakuun ja marraskuun 2017 numeroissa julkaistuista Paha paikka -jutuista, joissa Tuovi on ollut haastateltavana asiantuntijana.

    tuovi.haikala@businesscoaching.fi

    #Ihmistenjohtamisesta #TuoviHaikala

    BCC Business Coaching Center Oy

    Mechelininkatu 13, 00100 Helsinki, Finland

    info@businesscoaching.fi

    +358 10 421 3600

    y-tunnus/VAT Number 2107152-9

    • Facebook
    • LinkedIn Social Icon
    • Twitter

    Sivustollamme käytetään evästeitä- lisätietoa

    We use cookies- more info